Algemene voorwaarden

Toepasselijkheid en rangorde

Deze voorwaarden gelden voor toegang tot en gebruik van het Naxerio Platform door klanten, hun geautoriseerde gebruikers en derden die zij tot het platform toelaten.

• Inkoop-, IT-, security-, verwerkers- of andere voorwaarden van klanten of derden gelden alleen als Naxerio die schriftelijk heeft aanvaard.
• Een specifieke, door beide partijen schriftelijk aanvaarde afwijking gaat voor op de bepaling waarvan wordt afgeweken. Voor de verwerking van persoonsgegevens gaat de verwerkersovereenkomst voor.
• Dwingend recht gaat altijd voor.

Het Naxerio Platform en de scope

Naxerio is een zakelijke SaaS-oplossing ter ondersteuning van vastgoed-, asset-, technisch beheer-, compliance-, documentatie-, onderhouds- en rapportageprocessen. Welke modules, gebouwen, integraties en diensten beschikbaar zijn, volgt uit de overeenkomst; niet iedere functionaliteit is standaard geactiveerd.

• Functionaliteiten kunnen onder meer zijn: compliance-overzichten, document- en bewijsstukkenbeheer, onderhoud en contractbeheer, de aankoopmodule, MJOP-functionaliteit, notificaties, rapportages en exports, gebruikers- en rollenbeheer, AI-functionaliteit, en support en onboarding.
• Aanvullende modules, integraties, maatwerk, datamigraties of AI-functionaliteiten vallen alleen binnen de scope als dat schriftelijk is overeengekomen. Technische activering of feitelijk gebruik is op zichzelf geen scope-uitbreiding.

Het platform ondersteunt processen en besluitvorming, maar neemt geen wettelijke, contractuele, technische, operationele of professionele verantwoordelijkheid van de klant over. Naxerio voert geen inspecties, keuringen, certificering, toezicht of juridisch, fiscaal, bouwkundig of technisch advies uit namens de klant, tenzij schriftelijk overeengekomen.

Gebruiksrecht, accounts en verantwoordelijkheden

Naxerio verleent de klant gedurende de looptijd van de overeenkomst een beperkt, niet-exclusief, niet-overdraagbaar en niet-sublicentieerbaar recht om het platform binnen de overeengekomen scope te gebruiken.

• De klant wijst een applicatiebeheerder of bevoegd aanspreekpunt aan voor communicatie, autorisaties, support en securitymeldingen.
• De klant beheert accounts, rollen en toegangsrechten. Handelingen via accounts van de klant worden aan de klant toegerekend. Accounts zijn persoonsgebonden; gedeelde accounts zijn niet toegestaan.
• De klant blijft verantwoordelijk voor juiste en volledige gegevens, tijdige opvolging van signaleringen, eigen besluiten en controle van output voordat die wordt gebruikt.
• Naxerio is niet verantwoordelijk voor het handelen of nalaten van leveranciers, onderhoudspartijen, adviseurs, huurders, eigenaren of andere derden van de klant.

Toegestaan gebruik en fair use

Gebruik van het platform moet rechtmatig, redelijk en proportioneel zijn. Niet toegestaan zijn reverse engineering, kopiëren of nabouwen van het platform, scraping, malware, spam, phishing, onrechtmatige content, gedeelde accounts, het omzeilen van beveiliging en gebruik als algemeen archief, back-up- of bulkopslagomgeving. Beveiligingstests, vulnerability scans en penetratietests zijn alleen toegestaan na voorafgaande schriftelijke toestemming van Naxerio.

• Naxerio rekent niet standaard af per individuele gebruiker of per opgeslagen gigabyte. Gebruik moet redelijk verband houden met de organisatie, de gebouwen en de modules.
• Afwijkend gebruik bespreekt Naxerio in beginsel eerst met de klant. Bij risico’s voor beveiliging, beschikbaarheid of integriteit mag Naxerio direct proportionele maatregelen nemen, zoals rate limiting, beperking van functionaliteit of opschorting van toegang.

Derden en mandaat

Gebruikt de klant het platform met betrokkenheid van eigenaren, asset managers, beheerders, opdrachtgevers of adviseurs, dan garandeert de klant dat hij beschikt over de benodigde bevoegdheid, het mandaat en een geldige grondslag. Voor het opnemen van gebouwen waarvoor de klant geen eigendom, beheermandaat of ander voldoende recht heeft, is voorafgaande schriftelijke toestemming van Naxerio nodig.

• Derden verkrijgen geen rechten jegens Naxerio, en hun eisen binden Naxerio alleen als Naxerio die schriftelijk heeft aanvaard.
• De klant beheert en trekt toegang van derden tijdig in, en vrijwaart Naxerio voor aanspraken die voortvloeien uit een ontbrekend mandaat of onbevoegd gebruik.

Data, output en intellectuele eigendom

De klant behoudt alle rechten op zijn gegevens. Naxerio verwerkt klantdata voor zover nodig voor levering, beveiliging, ondersteuning, onderhoud en verbetering van het platform. Output die voor de klant wordt gegenereerd, mag de klant binnen de eigen organisatie gebruiken en, voor zover hij daartoe bevoegd is, richting derden. Alle intellectuele eigendomsrechten op het platform, de software, templates, methodieken, workflows en knowhow blijven bij Naxerio of haar licentiegevers.

• Naxerio verkoopt geen klantdata.
• Systeemdata, zoals logs en gebruiksstatistieken, mag Naxerio gebruiken voor beheer, beveiliging, foutopsporing en productontwikkeling.
• Geaggregeerde en onomkeerbaar geanonimiseerde gegevens, die redelijkerwijs niet herleidbaar zijn tot een klant, gebruiker, gebouw, locatie of persoon, mag Naxerio gebruiken voor analyse, productverbetering en benchmarkfunctionaliteit, ook na afloop van de overeenkomst.
• Klantdata wordt niet gebruikt voor training van publiek beschikbare AI-modellen zonder schriftelijke afspraak.
• Naam, logo of referentie van de klant gebruikt Naxerio alleen na voorafgaande schriftelijke toestemming.

AI-functionaliteit

Voor zover geactiveerd biedt het platform AI-functionaliteit, zoals AI Documentimport, AI Documentchat, documentanalyse, classificatie, samenvatting en extractie. AI-output is ondersteunend, kan onjuist, onvolledig of verouderd zijn en vervangt geen juridisch, fiscaal, bouwkundig, technisch, financieel, compliance- of ander professioneel advies. De klant controleert de output en blijft verantwoordelijk voor besluiten die erop worden gebaseerd.

• Betaald AI-gebruik werkt met een maandelijks tegoed aan credits per organisatie en een door de klant ingestelde maandlimiet voor extra gebruik. Acties die niet binnen het resterende tegoed en de limiet passen, starten niet. De verwachte kosten van document- en bulkacties zijn vooraf zichtbaar. Tarieven volgen uit de overeenkomst.
• Naxerio mag AI-functionaliteit wijzigen, verbeteren of beperken als dat redelijkerwijs nodig is voor kwaliteit, beveiliging, compliance, kostenbeheersing of leverancierswijzigingen.
• Wijzigingen van AI-tarieven of creditregels kondigt Naxerio minstens dertig (30) dagen vooraf aan. Je kunt vóór de ingangsdatum je AI-pakket wijzigen of Naxerio AI beëindigen.
• Beta- of previewfunctionaliteit kan beperkingen bevatten en valt buiten beschikbaarheidsafspraken, tenzij schriftelijk anders overeengekomen.

Vergoedingen, betaling en indexering

Vergoedingen volgen uit de overeenkomst of orderbevestiging. Tenzij anders overeengekomen, worden facturen binnen veertien (14) dagen na factuurdatum voldaan, zonder verrekening of opschorting. Alle bedragen zijn exclusief btw. Bij niet-tijdige betaling is de klant van rechtswege in verzuim en gelden de wettelijke handelsrente en incassokosten.

• Terugkerende vergoedingen kunnen jaarlijks worden geïndexeerd op basis van de consumentenprijsindex (CPI) van het CBS. Een negatieve index leidt niet tot verlaging.
• Gebruik boven de overeengekomen m², units of actieve gebouwen kan volgens de overeengekomen prijsafspraken worden gefactureerd.
• Overeengekomen onboarding en training worden vooraf gefactureerd. Werkzaamheden buiten de overeengekomen scope worden uitgevoerd tegen de dan geldende tarieven van Naxerio.

Privacy en beveiliging

Wanneer Naxerio persoonsgegevens verwerkt namens de klant, geldt de verwerkersovereenkomst als onderdeel van de contractdocumentatie. Naxerio treft passende technische en organisatorische maatregelen, waaronder logische scheiding van klantomgevingen, rolgebaseerde toegang die server-side wordt gecontroleerd, versleutelde verbindingen, logging, back-ups en gecontroleerde releases.

• De primaire productieomgeving volgt een EU/EER-georiënteerde hostingstrategie. Bij verwerking of toegang buiten de EER past Naxerio passende waarborgen toe conform de AVG.
• Naxerio werkt met zorgvuldig geselecteerde subverwerkers voor hosting, database en opslag, e-mail, AI en documentverwerking. Klanten ontvangen het actuele overzicht als onderdeel van de documentatie over gegevensverwerking; voorgenomen wijzigingen kondigt Naxerio vooraf aan, met een bezwaartermijn van dertig (30) dagen.
• Datalekken met betrekking tot persoonsgegevens die Naxerio voor de klant verwerkt, meldt Naxerio zonder onredelijke vertraging.
• Mogelijke kwetsbaarheden kun je melden via support@naxerio.com.

Beschikbaarheid, onderhoud en support

Naxerio streeft naar een beschikbaarheid van 99,5% per kalendermaand voor de productieomgeving. Dit is een inspanningsverplichting en geen garantie, en geeft geen recht op servicecredits of compensatie, tenzij schriftelijk overeengekomen.

• Support is bereikbaar via support@naxerio.com op Nederlandse werkdagen van 09:00 tot 18:00 uur. De klant verzorgt de eerstelijnsondersteuning aan de eigen gebruikers. De beoogde reactietijden liggen tussen één en vijf werkdagen, afhankelijk van de prioriteit.
• Naxerio mag onderhoud, patches, security-updates en verbeteringen doorvoeren zonder voorafgaande toestemming, mits de kernfunctionaliteit en het beschermingsniveau niet materieel verminderen. Gepland onderhoud met materiële impact wordt waar redelijkerwijs mogelijk vooraf aangekondigd.

Geheimhouding

Partijen houden vertrouwelijke informatie geheim en gebruiken die alleen voor de uitvoering van de overeenkomst. Deze verplichting geldt tijdens de looptijd en vijf (5) jaar daarna; voor bedrijfsgeheimen, securityinformatie en persoonsgegevens zolang de informatie vertrouwelijk is.

Aansprakelijkheid en overmacht

Naxerio is uitsluitend aansprakelijk voor directe schade als gevolg van een toerekenbare tekortkoming. Naxerio is niet aansprakelijk voor indirecte schade, gevolgschade, gederfde winst, verlies van gegevens of schade door beslissingen op basis van het platform, output of AI-output. De totale aansprakelijkheid is beperkt tot het bedrag dat de klant in de twaalf (12) maanden voorafgaand aan het schadeveroorzakende feit daadwerkelijk heeft betaald voor de betreffende dienst.

• Deze beperkingen gelden niet bij opzet of bewuste roekeloosheid van het leidinggevend management van Naxerio, of voor zover beperking wettelijk niet is toegestaan.
• Bij overmacht, zoals storingen in internet-, hosting- of clouddiensten, cyberaanvallen of overheidsmaatregelen, is Naxerio niet gehouden tot nakoming. Duurt overmacht langer dan zestig (60) aaneengesloten dagen, dan mogen beide partijen de overeenkomst schriftelijk beëindigen.

Looptijd, wijzigingen, beëindiging en export

Tenzij anders overeengekomen geldt een initiële looptijd van één jaar, die daarna telkens met één jaar wordt verlengd, met een opzegtermijn van drie maanden. Naxerio mag het platform onderhouden, verbeteren en wijzigen, mits de kernfunctionaliteit van de overeengekomen dienst niet materieel vermindert. Naxerio mag de overeenkomst beëindigen of opschorten als de klant na schriftelijke aanmaning een materiële verplichting niet nakomt, bij faillissement, structurele betalingsachterstand, onrechtmatig gebruik of een ernstig beveiligingsrisico.

• Afspraken over export, overdracht en verwijdering van klantgegevens na beëindiging staan in de bindende klantdocumentatie.

Slotbepalingen en contact

Als een bepaling ongeldig blijkt, blijven de overige bepalingen van kracht en vervangen partijen die bepaling door een geldige bepaling die zo dicht mogelijk bij het doel ervan ligt. Bepalingen die naar hun aard bestemd zijn om voort te duren, blijven na beëindiging van kracht. Op de overeenkomst en deze voorwaarden is Nederlands recht van toepassing. Geschillen worden voorgelegd aan de bevoegde rechter van de rechtbank Noord-Holland, locatie Haarlem, tenzij dwingend recht anders bepaalt. Naxerio B.V. is gevestigd in Velserbroek en ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 99948869. Vragen over deze voorwaarden of de volledige contractdocumentatie kun je sturen naar info@naxerio.com.